Aufbewahrungsfisten für Bewerberdaten
Die Aufbewahrungsfristen von Bewerberdaten
| VON TIM BECKER
FACHBEITRAG
Dieser Beitrag soll kurz darstellen, was ein Unternehmen bei der Verwaltung von eingegangenen Bewerbungsunterlagen beachten sollte. In der Praxis werden Bewerbungen per E-Mail oder per Post an das Unternehmen versandt. Bewerbungen enthalten gezwungener Maßen personenbezogene Daten, sodass hier das Bundesdatenschutzgesetz zu deren Schutz zur Anwendung kommt.
Handhabung in der Praxis
Der potenzielle Arbeitgeber speichert die E-Mails naturgemäß in seinem E-Mail-Verwaltungsprogramm (z.B. Outlook, Thunderbird, Mail usw.) und bewahrt sie dort häufig zusammen mit anderen E-Mails auf. Schriftliche Bewerbungen werden in einer Ablage aufbewahrt. Über eine mögliche Vernichtungs-/Löschungsfrist wird meist keine Regelung getroffen, sodass die Bewerbungen länger aufbewahrt werden als nötig.
Als Argumentation für eine längere Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen werden oft die folgenden drei Punkte (Zwecke) angeführt.
- Nachfrage durch den Bewerber wegen Interesse an weiterem Kontakt bei neuer Stelle.
- Nachweis durch das Unternehmen, dass keine Diskriminierung bei der Ablehnung stattgefunden hat.
- Eigenes Interesse des Unternehmens, später erneut auf den Bewerber zuzukommen, um ihm eine andere Stelle anzubieten
Keine grenzenlose Aufbewahrung
Doch eine grenzenlose Aufbewahrung ist nicht zulässig. So sind gemäß § 35 Abs.2 Nr. 3 BDSG personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie für eigene Zwecke verarbeitet werden, sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist.
Das Unternehmen erhebt und speichert Bewerberdaten, um den passenden Kandidaten für eine Stellenausschreibung zu finden (Zweck). Wenn diese Stelle nicht besetzt werden kann oder der Kandidat ungeeignet ist, dann fällt der Zweck „mögliche Stelle besetzen“ weg, womit auch die Daten zu löschen wären.
Einer Löschung stehen aber möglicherweise bestehende (Aufbewahrungs-)Fristen entgegen. Eine solche Frist kann sich aus dem Gesetz oder vertraglichen Vereinbarungen ergeben und damit die oben genannten Zwecke rechtfertigen.
Der einzig relevante Zweck, der nicht zu einer sofortigen Löschung bei einer Ablehnung des Bewerbers führt, ist hier das Interesse des Unternehmens an der Durchführung und dem Abschluss eines ordnungsgemäßen Bewerbungsverfahrens. Hierzu gehört auch die Entkräftung entgegenstehender Diskriminierungsvorwürfe im Zusammenhang mit dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens.
Dafür muss das Unternehmen die Bewerbungsunterlagen und eventuell getätigte Notizen während des Bewerbungsgespräches zur Entlastung geltend machen können.
Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungszeit sollte sechs Monate nicht überschreiten. Ein abgelehnter Bewerber muss derzeit eine Diskriminierung im Bewerbungsverfahren innerhalb von zwei Monaten nach der Ablehnung schriftlich geltend machen. Eine daran anschließende Klage muss gemäß § 61 Abs. 1 ArbGG i.V.m. § 15 AGG innerhalb von drei Monaten, nachdem der Anspruch schriftlich geltend gemacht worden ist, erhoben werden. Verzögerungen (etwa bei Zustellungen) sollten berücksichtigt werden, weshalb ein Richtwert von insgesamt sechs Monaten angebracht ist.
Für übrige Zwecke, Einwilligung
Zur Verwirklichung der übrigen oben genannten Zwecke bedarf es einer Einwilligung des Betroffenen. Hierfür sollte dem Bewerber mitgeteilt werden, dass er seinen Wunsch auf weitere Speicherung für etwa einen späteren Kontakt schriftlich mitteilen möchte. Möchte das Unternehmen die Bewerberdaten für eigene Zwecke selbst länger speichern, ist der Bewerber abermals schriftlich um eine Einwilligung zu fragen.