Ordnung
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Schreibtischordnung zur Steigerung der Produktivität
Eine Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung ergab, dass rund zehn Prozent der Arbeitszeit durch "überflüssige oder fehlende Arbeitsmaterialien" sowie "ständiges Suchen nach dem richtigen Dokument" verloren geht.
Ein Beitrag von Burkhard Heidenberger
Es gilt also, diese Suchzeiten zu minimieren. Und das beginnt schon beim Schreibtisch. Ordnung auf dem Schreibtisch hat einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf die Produktivität jedes Einzelnen. Wie schafft man nun diese Ordnung und vor allem wie behält man diese Ordnung bei? In drei einfachen Schritten lässt sich Schreibtischordnung dauerhaft schaffen.
Schritt 1: Ordnung auf der Schreibtischoberfläche
Räumen Sie alles von Ihrem Schreibtisch, bis die Oberfläche blank ist. Was Sie entsorgen können, schmeißen Sie gleich weg. Alle Utensilien, die Sie weiter benötigen, platzieren Sie erst mal auf dem Fußboden. Alle Papiere und Unterlagen können Sie vorerst mal auf einen Stapel zusammengeben. Weil man nichts am Fußboden lassen will, ist die Aufräum-Motivation damit gegeben. Reinigen Sie dann die Schreibtischoberfläche bis sie glänzt.
Was gehört nun auf den Schreibtisch?
Bevor Sie damit beginnen, die Utensilien wieder auf Ihren Schreibtisch zu platzieren, beachten Sie folgende Regel.
Auf dem Schreibtisch gehören nur Gegenstände, die Sie täglich verwenden. Dazu gehören beispielsweise der Bildschirm mit Tastatur und Maus, Telefon, ein Stiftebehälter mit den wichtigsten Stiften, ein Notizblock. Verwenden Sie für die Stifte einen Behälter, in dem die Stifte senkrecht Platz finden. Dadurch müssen Sie nicht erst kramen, bis Sie den gewünschten gefunden haben.
Wenn Sie Rechtshänder sind, platzieren Sie das Telefon links und den Notizblock rechts. So können Sie während eines Telefonats schnelle Notizen machen.
Die wichtigste Regel für die Schreibtischordnung
Alles hat seinen Platz und kehrt wieder auf seinen Platz zurück. Vor allem anfangs fällt es schwer, Ordnung zu halten. Aber es ist eine reine Gewohnheitssache. Nach Gebrauch eines Gegenstandes gibt man ihn an seinen Platz zurück. Deshalb ist es auch wichtig, dass jeder Gegenstand seinen Platz hat und nicht einmal da und einmal dort platziert wird.
Der erste Schritt ist vollbracht – auf der Schreibtischoberfläche sind nur noch Gegenstände, die Sie täglich benutzen und jeder Gegenstand hat dort seinen fixen Platz.
Schritt 2: Ordnung in den Schreibtischladen
Nun sind die Schreibtischladen dran. Nehmen Sie alle Laden raus. Drehen Sie diese um, so dass der komplette Inhalt herausfällt. Putzen Sie dann jede Lade sauber. Bevor Sie mit dem Einräumen in den Schubladen beginnen, sollten Sie dort Unterteilungen schaffen. Denn durch das Schließen und Öffnen der Laden werden die Gegenstände darin verschoben und es kommt wieder zum Chaos. Entsprechende Einsätze bieten verschiedene Hersteller an. Nachdem die Laden sauber sind und Unterteilungen erhalten haben, können Sie mit dem Einordnen beginnen. Beachten Sie aber die Zugriffsregel:
Je häufiger der Zugriff zu einem Gegenstand, desto kürzer der Zugriffsweg. Auf die Schubladen umgelegt: Die am häufigsten verwendeten Gegenstände sind in der obersten Schublade vorne untergebracht.
Schritt 3: Ablage für die Dokumente
Unterlagen und Dokument auf dem Schreibtisch platziert haben zwei wesentliche Nachteile:
- Diese Stapel stehlen wertvolle Arbeitsfläche.
- Jeder Blick auf ein unerledigtes Papier bewirkt Stress, oft unbewusst.
Das folgend erläuterte Ablagesystem können Sie beliebig Ihren Bedürfnissen anpassen. Besorgen Sie sich im Fachhandel vier Kunststoffboxen. Diese Boxen lassen sich mittels einer Nut-Schiebe-Verbindung übereinander stellen.
Wenn Sie Rechtshänder sind, platzieren Sie Ihre Boxen in Griffweite rechts auf dem Schreibtisch. Beschriften Sie Ihre Ablageboxen mit eindeutigen aussagekräftigen Namen. Wenn Sie ein Papier in der Hand halten, müssen Sie sofort wissen, in welche Box es gehört. Allgemeinen Beschriftungen wie "Diverses" sind ein typisches "Dokumentengrab". Beschriftungen, die sich in Praxis bewährt haben:
- Unerledigt
- Wiedervorlage
- Ablage
- Eingang
Nun zu den einzelnen Ablageboxen:
- Unerledigt: Das ist die oberste Box. Hier kommen alle Dokumente, die eine Aufgabe zur Folge haben. Besteht ein Dokument aus mehreren Blättern, verwenden Sie für das Zusammenheften keine Büroklammern. Durch das Einschieben und Herausnehmen aus der Ablage kommt es schnell zum Chaos. Verwenden Sie besser Klarsichtfolien.
- Wiedervorlage: In dieses Ablagefach kommen Formulare, Listen und Dokumente, die man immer wieder benötigt. Beispiele für Dokumente in der Wiedervorlage: Lieferantenliste, Geräteliste etc.
- Ablage: Hier kommen alle Unterlagen, die man ablegen kann, also die erledigt sind. Wenn man zwischendurch Zeit hat, legt man diese Dokumente in den entsprechenden Ordnern ab.
- Eingangsbox: Dieses Ablagefach wird getrennt von den anderen positioniert. Hier gibt man – bzw. lässt von der Bürokraft rein geben - alle Dokumente, die während des Arbeitstages einlangen (Fax, Post etc.), ohne sie weiter zu berücksichtigen und dadurch Zeit zu verlieren. Diese kann man dann zwischendurch in einem Block abarbeiten. Nun haben Sie Ordnung auf und in Ihrem Schreibtisch und damit die optimale Voraussetzung für produktives Arbeiten geschaffen.